Management 101 : KPI dan Kompensasi untuk Tim Sales

Mengukur performa tim sales seringkali lebih dari sekadar melihat angka penjualan akhir. Penting juga untuk memahami bagaimana target tersebut dicapai. Di sinilah peran penting Key Performance Indicator (KPI) atau Indikator Kinerja Utama, khususnya untuk tim sales.

Menariknya, KPI penjualan perlu disesuaikan dengan jenis tim sales yang Anda miliki, karena tim sales internal (Inside Sales), eksternal (Outside Sales), dan pengembangan sales (Sales Development Representative/SDR) memiliki cara kerja dan fokus yang berbeda. Memahami KPI yang tepat untuk setiap tim adalah kunci untuk evaluasi yang akurat dan strategi yang efektif.

Mari kita bedah KPI kunci untuk masing-masing tipe tim:

KPI Tim Sales Internal (Inside Sales)

Tim sales internal umumnya mengandalkan komunikasi jarak jauh seperti telepon, email, dan interaksi online untuk menjangkau dan menutup kesepakatan dengan calon pelanggan. KPI mereka cenderung berfokus pada efisiensi komunikasi dan konversi dalam saluran digital/telepon.

KPI yang relevan untuk tim Sales Internal meliputi (disusun berdasarkan potensi prioritas, namun dapat bervariasi):

• Jumlah Transaksi Penjualan: Metrik fundamental yang mengukur volume kesepakatan yang berhasil ditutup.
• Kemajuan Peluang (Opportunity Progression) berdasarkan Tahap Sales Funnel: Melacak pergerakan calon pelanggan dari tahap awal hingga penutupan, menunjukkan efektivitas dalam memandu prospek.
• Jumlah Panggilan Telepon: Mengukur volume aktivitas komunikasi utama mereka.
• Jumlah Pertemuan Online/Virtual: Berapa banyak sesi tatap muka virtual yang berhasil dijadwalkan dan dilakukan.
• Jumlah Interaksi atau Event Penting: Meliputi percakapan mendalam, meeting khusus diskusi ROI, atau interaksi signifikan lainnya yang menunjukkan keterlibatan prospek.
• Jumlah Peluang (Opportunities) yang Dibuat: Mengukur kemampuan tim dalam mengidentifikasi dan memasukkan prospek berkualitas ke dalam pipeline.
• Jumlah Demo Produk: Seberapa sering tim melakukan presentasi produk secara virtual.
• Jumlah Penawaran/Proposal yang Dikirim: Mengukur volume proposal formal yang diajukan kepada calon pelanggan.
• Jumlah Email yang Dikirim/Dibuka/Dibalas: Mengukur efektivitas komunikasi melalui email.
• Tingkat Penjadwalan Meeting: Mengukur efisiensi dalam mengubah interaksi awal menjadi pertemuan terjadwal.

KPI Tim Sales Eksternal (Outside Sales)

Tim sales eksternal, yang biasanya beroperasi di lapangan dan bertemu langsung dengan calon pelanggan, juga menggunakan banyak KPI yang mirip dengan tim sales internal. Namun, bagi mereka, interaksi tatap muka (meeting fisik) seringkali memegang peranan yang sangat penting dalam membangun hubungan dan menutup kesepakatan.

KPI yang diprioritaskan untuk tim Sales Eksternal meliputi:

• Jumlah Pertemuan Tatap Muka (Meeting): Metrik kunci yang mengukur volume interaksi langsung di lapangan.
• Jumlah Transaksi Penjualan: Tetap menjadi KPI utama yang mengukur hasil akhir.
• Jumlah Peluang (Opportunities) yang Dibuat: Mengukur kemampuan tim dalam menemukan dan mengembangkan prospek baru di wilayah mereka.
• Kemajuan Peluang (Opportunity Progression) berdasarkan Tahap Sales Funnel: Sama seperti tim internal, melacak perjalanan prospek dalam pipeline.
• Jumlah Penawaran/Proposal yang Dikirim: Mengukur volume proposal yang diajukan setelah interaksi langsung.
• Jumlah Interaksi atau Event Penting: Meliputi pertemuan strategis, negosiasi kunci, atau kunjungan lapangan signifikan lainnya.
• Jumlah Panggilan Telepon: Tetap penting untuk follow-up dan koordinasi, meskipun tidak seprioritas meeting tatap muka.
• Jumlah Demo Produk (Langsung): Seberapa sering tim melakukan presentasi produk secara fisik di lokasi klien.
• Jumlah Email: Tetap menjadi alat komunikasi pendukung yang penting.

Metrik Pengembangan Sales (Sales Development Representative - SDR)

Tim Pengembangan Sales (SDR) berfokus pada tahap awal siklus penjualan: mengidentifikasi, menghubungi, dan mengkualifikasi prospek sebelum menyerahkannya ke tim sales internal atau eksternal (Account Executive). Metrik mereka mengukur efisiensi dalam membangun pipeline awal.

Metrik kunci untuk mengukur performa tim SDR meliputi:

• Jumlah Meeting yang Dijadwalkan (untuk AE): Metrik paling penting, mengukur berapa banyak pertemuan berkualitas yang berhasil mereka atur untuk tim sales penutup.
• Jumlah Panggilan Telepon: Mengukur volume aktivitas jangkauan utama mereka.
• Jumlah Peluang (Opportunities) yang Dibuat/Dikualifikasi: Berapa banyak prospek yang berhasil mereka identifikasi dan nyatakan sebagai prospek berkualitas (Qualified Lead/Opportunity).
• Jumlah Interaksi atau Event Penting: Meliputi percakapan kualifikasi mendalam, respons positif terhadap jangkauan awal, dll.
• Kemajuan Peluang (Opportunity Progression) berdasarkan Tahap Awal Sales Funnel: Melacak pergerakan prospek dari kontak awal hingga menjadi peluang yang dikualifikasi.
• Jumlah Transaksi Penjualan (yang Berasal dari Peluang yang Dikualifikasi oleh SDR): Mengukur dampak tidak langsung kerja SDR terhadap hasil penjualan akhir tim AE.
• Jumlah Demo Produk Awal: Seberapa sering mereka melakukan presentasi singkat atau kualifikasi awal.
• Jumlah Email yang Dikirim/Dibuka/Dibalas: Mengukur efektivitas jangkauan melalui email.
• Tingkat Penjadwalan Meeting: Mengukur efisiensi dalam mengubah kontak awal menjadi meeting yang dijadwalkan.

Mengaitkan KPI dengan Kompensasi: Contoh Perhitungan Gaji dan Bonus Tim Sales Eksternal

Setelah memahami berbagai KPI untuk setiap jenis tim, pertanyaan selanjutnya adalah: bagaimana mengaitkan performa berdasarkan KPI ini dengan kompensasi, seperti gaji dan bonus?

Model kompensasi tim sales sangat bervariasi tergantung industri, struktur tim, dan strategi perusahaan. Namun, salah satu model yang umum digunakan, terutama oleh perusahaan yang menjual produk atau layanan kompleks dengan siklus penjualan yang melibatkan interaksi tatap muka atau demo intensif (sering ditemukan di sektor Bisnis-ke-Bisnis (B2B), penjualan solusi teknologi, perusahaan konsultan, atau penjualan produk bernilai tinggi yang memerlukan edukasi dan negosiasi langsung), adalah kombinasi gaji pokok, komisi penjualan, bonus target, dan bonus aktivitas.

Berikut contoh perhitungan gaji dan bonus tim sales eksternal berdasarkan kombinasi parameter tersebut:

Struktur Kompensasi:

• Gaji Pokok: Rp 5.000.000 per bulan
• Bonus:
  • Komisi Penjualan: 10% dari total nilai transaksi penjualan yang berhasil ditutup.
  • Bonus Pencapaian Target Penjualan (Misal Target Penjualan Bulanan Rp 100.000.000):
    • Pencapaian 100% target: Rp 2.000.000
    • Pencapaian 110% target: Rp 3.000.000
    • Pencapaian 120% target: Rp 4.000.000
  • Bonus Aktivitas Kunci:
    • Rp 500.000 untuk setiap 5 meeting tatap muka dengan calon pembeli.
    • Rp 1.000.000 untuk setiap 10 demo produk yang dilakukan.

Contoh Perhitungan Bulanan:

Sales Person A:

• Total nilai transaksi penjualan: Rp 100.000.000 (Mencapai 100% target)
• Jumlah Meeting Tatap Muka: 15 meeting
• Jumlah Demo Produk: 20 demo
• Gaji Pokok: Rp 5.000.000
• Komisi Penjualan: 10% x Rp 100.000.000 = Rp 10.000.000
• Bonus Pencapaian Target: Rp 2.000.000 (karena mencapai 100% target)
• Bonus Meeting: (15 meeting / 5 meeting) x Rp 500.000 = 3 x Rp 500.000 = Rp 1.500.000
• Bonus Demo: (20 demo / 10 demo) x Rp 1.000.000 = 2 x Rp 1.000.000 = Rp 2.000.000
• Total Gaji dan Bonus: Rp 5.000.000 + Rp 10.000.000 + Rp 2.000.000 + Rp 1.500.000 + Rp 2.000.000 = Rp 20.500.000

Sales Person B:

• Total nilai transaksi penjualan: Rp 80.000.000 (Mencapai 80% target - tidak dapat bonus target pencapaian)
• Jumlah Meeting Tatap Muka: 12 meeting
• Jumlah Demo Produk: 8 demo
• Gaji Pokok: Rp 5.000.000
• Komisi Penjualan: 10% x Rp 80.000.000 = Rp 8.000.000
• Bonus Pencapaian Target: Rp 0 (karena di bawah 100% target)
• Bonus Meeting: (12 meeting / 5 meeting) = 2.4. Jika bonus dihitung per kelipatan penuh, maka (10 meeting / 5 meeting) x Rp 500.000 = 2 x Rp 500.000 = Rp 1.000.000 (Asumsi pembulatan ke bawah atau per kelipatan penuh 5 meeting). Atau jika dihitung proporsional: 2.4 x Rp 500.000 = Rp 1.200.000. Kita gunakan asumsi per kelipatan penuh sesuai contoh asli. Jadi, Rp 1.000.000.
• Bonus Demo: (8 demo / 10 demo) = 0.8. Jika bonus dihitung per kelipatan penuh, maka 0 x Rp 1.000.000 = Rp 0. (Asumsi pembulatan ke bawah atau per kelipatan penuh 10 demo). Atau jika dihitung proporsional: 0.8 x Rp 1.000.000 = Rp 800.000. Kita gunakan asumsi per kelipatan penuh sesuai contoh asli. Jadi, Rp 0.
• Total Gaji dan Bonus: Rp 5.000.000 + Rp 8.000.000 + Rp 0 + Rp 1.000.000 + Rp 0 = Rp 14.000.000

Catatan:

• Perhitungan di atas hanya contoh dan dapat berbeda-beda tergantung pada kebijakan perusahaan serta aturan pembulatan/proporsional untuk bonus aktivitas.
• Parameter dan bobot KPI dalam perhitungan kompensasi harus disesuaikan dengan strategi dan prioritas bisnis perusahaan.

Bagaimana Matasigma Dapat Membantu Mengelola KPI dan Kompensasi Tim Sales?

Mengelola dan mengoptimalkan performa tim sales berdasarkan KPI dan struktur kompensasi yang tepat bisa menjadi kompleks. Di sinilah Matasigma hadir sebagai mitra strategis. Matasigma dapat membantu perusahaan Anda dalam:

1. Merancang Anggaran dan Model Kompensasi yang Selaras dengan KPI:

• Membuat anggaran tim sales & marketing yang akurat: Matasigma menyediakan template dan keahlian untuk menyusun anggaran yang realistis, termasuk alokasi untuk gaji, komisi, bonus, dan biaya operasional lainnya.
• Memodelkan skenario kompensasi: Membantu perusahaan merancang dan menguji berbagai model kompensasi (seperti contoh di atas) untuk melihat dampaknya terhadap motivasi tim dan profitabilitas perusahaan.
• Memprediksi pendapatan dan pengeluaran: Menggunakan data historis dan tren pasar untuk memprediksi performa penjualan dan biaya kompensasi terkait.

2. Menerapkan Alat Analitik dan Dashboard untuk Pemantauan KPI:

• Menyediakan alat analitik: Membantu perusahaan menganalisis data penjualan dan aktivitas tim untuk mengidentifikasi tren, memahami efektivitas strategi, dan menemukan area perbaikan.
• Membangun dashboard kinerja real-time: Matasigma dapat membantu mengimplementasikan dashboard yang memvisualisasikan KPI kunci tim sales secara real-time, memungkinkan manajer memantau performa, melacak pencapaian target, dan mengidentifikasi kendala dengan cepat.
• Mendukung pengambilan keputusan berbasis data: Memfasilitasi penggunaan data KPI untuk membuat keputusan yang lebih baik terkait pelatihan tim, alokasi sumber daya, dan penyesuaian strategi.

Melacak dan menganalisis KPI adalah kunci untuk memahami performa tim sales secara mendalam, memberikan arahan yang tepat, dan pada akhirnya, mencapai target penjualan dengan lebih efektif. Dengan dukungan alat dan keahlian dari Matasigma, perusahaan Anda dapat membangun sistem manajemen performa sales yang kuat dan terukur.