Finance 101: 8 Langkah Wajib Agar Usaha Anda Tidak Hancur Di Masa Sulit

Sebagai pengusaha kecil menengah (UKM), kita sering terlena oleh omzet yang naik atau pesanan yang membludak. Sibuk melayani klien, mencari peluang baru, atau mengurus operasional sehari-hari, kita lupa bahwa ketahanan bisnis tidak hanya bergantung pada kemampuan pribadi, tetapi juga persiapan untuk situasi tak terduga. Seorang pengusaha di Amerika pernah mengalami sakit berkepanjangan selama tujuh hari—dan momen itu membuatnya menyadari betapa rapuhnya sistem bisnisnya tanpa rencana darurat. Kisah ini mengingatkan kita bahwa kesuksesan sejati bukan sekadar angka penjualan, tetapi kemampuan bertahan saat masalah datang, seperti sakit mendadak, keadaan darurat keluarga, atau gejolak ekonomi.

Di Indonesia, banyak UKM justru gagal bukan karena kurang untung, tapi karena tidak siap menghadapi risiko yang tidak direncanakan. Bayangkan: jika besok Anda harus absen seminggu karena sakit, apakah tim atau sistem bisnis Anda bisa tetap berjalan? Jika jawabannya "tidak", maka sudah saatnya melakukan evaluasi.

Berikut delapan parameter penting yang harus diperiksa oleh pengusaha UKM untuk menghindari jebakan kesuksesan palsu:

1. Bisnis Bisa Berjalan Tanpa Anda

Pertanyaan kritis: Apakah bisnis Anda akan kolaps jika Anda absen seminggu, sebulan, atau lebih?
Banyak pengusaha UKM menjadi “karyawan diri sendiri”, mengurus semua proses dari produksi hingga penjualan. Padahal, ketergantungan pada satu orang membuat bisnis rentan. Untuk menghindarinya:

• Bangun sistem otomatis: Buat alur kerja yang bisa dijalankan meski Anda tidak hadir, seperti pesanan otomatis melalui e-commerce atau layanan berlangganan.
• Delegasikan tugas: Latih tim atau alihdaya bisnis untuk mengelola email, stok, atau akuntansi dasar. Jika belum punya tim, sangat disarankan menggunakan alihdaya bisnis dengan otomatisasi seperti Matasigma yang membantu menyediakan tim dan sistem terpadu.
• Siapkan SOP: Dokumentasikan langkah-langkah kritis dalam bisnis, seperti cara menghubungi supplier atau prosedur pengembalian barang.

Contoh nyata: Seorang pemilik toko kopi di Bandung menggunakan aplikasi-aplikasi bisnis berbasis cloud yang bisa diakses karyawan meski ia sedang sakit. Hasilnya, omzet tetap stabil karena sistem sudah terotomatisasi.

2. Dana Darurat Minimal Tiga Bulan

Kita sering mengabaikan tabungan darurat karena fokus pada investasi bisnis. Namun, dana darurat adalah fondasi stabilitas keuangan. Mulailah dengan menyisihkan 10–20% pendapatan bulanan ke rekening terpisah. Jika belum punya, mulai sekarang!

Tips praktis:

• Gunakan fitur autodebit bank untuk memindahkan dana secara otomatis setiap bulan.
• Pertimbangkan deposito atau instrumen likuid lain yang aman.

Di Indonesia, banyak UKM yang bangkrut bukan karena kurang untung, tapi karena tidak siap menghadapi penurunan penjualan mendadak. Jangan sampai Anda termasuk!

3. Tim yang Siap Menggantikan

Meski sebagai pengusaha kecil, Anda tetap membutuhkan dukungan pihak eksternal. Pastikan ada orang atau tim tepercaya yang bisa mengambil alih operasional bila Anda tidak bisa bekerja. Misalnya:

• Virtual assistant (VA): Mereka bisa menjawab pertanyaan pelanggan atau mengatur jadwal.
• Kontraktor Independen: Kontraktor independen untuk desain grafis, tulisan, atau logistik.
• Relasi bisnis: Bangun hubungan dengan mitra yang bisa membantu dalam situasi genting.

Contoh: Seorang pengusaha fashion di Surabaya memiliki VA yang mengelola Instagram dan WhatsApp bisnisnya. Saat ia hamil, VA tersebut tetap menjaga komunikasi dengan pelanggan, sehingga penjualan tidak turun.

4. Daftar Prospek

Tanpa pipeline prospek, bisnis Anda akan mati suri saat Anda tidak aktif. Pastikan selalu ada daftar kontak yang siap diajak negosiasi begitu Anda pulih. Cara mudah:

• Lakukan follow-up berkala: Kirim newsletter atau pesan singkat kepada pelanggan lama.
• Gunakan CRM : Berdayakan aplikasi CRM seperti Hubspot, Zoho CRM, Mekari Qontak untuk mencatat riwayat interaksi. Pastikan menggunakan aplikasi CRM yang memiliki kode API terbuka sehingga dapat dengan mudah diintegrasikan dengan aplikasi apapun di luar fungsi CRM
• Bangun komunitas: Buat grup WhatsApp atau Facebook untuk memperkuat engagement.

Di era digital, tidak ada alasan untuk tidak memiliki "alat penghasil prospek" . Bahkan pedagang kaki lima bisa memanfaatkan media sosial untuk membangun daftar pelanggan loyal.

5. Hubungan Klien yang Kuat

Pelanggan yang puas tidak hanya memberikan ulasan bagus, tapi juga sabar saat Anda menghadapi kendala. Untuk membangun kepercayaan, lakukan langkah berikut ini:

• Sediakan layanan pasca-penjualan: Garansi produk atau diskon untuk pembelian berikutnya.
• Komunikasi transparan: Jika ada masalah, jelaskan situasi dengan jujur. Contoh: “Maaf pak, pesanan Anda agak tertunda karena saya sedang sakit. Kami akan segera mengirimnya besok!”
• Hadiah kecil: Kirim kartu ucapan atau sampel gratis untuk mempererat hubungan.

Di Indonesia, budaya “ngobrol santai” bisa dimanfaatkan untuk membangun kedekatan. Misalnya, tanyakan kabar keluarga pelanggan saat transaksi.

6. Akses Dana Darurat Tambahan

Selain tabungan, miliki opsi lain untuk meminjam dana cepat. Beberapa ide:

• Kredit usaha rakyat (KUR): Program pemerintah dengan bunga rendah.
• Pinjaman peer-to-peer lending: Platform seperti Modalku atau Amartha.
• Jaringan keluarga/teman: Diskusikan skema pinjaman darurat dengan relasi terdekat.

Pastikan Anda memahami syarat dan risiko sebelum memilih opsi ini.

7. Hidup di Bawah Kemampuan

Menghabiskan uang hasil bisnis untuk gaya hidup mewah adalah jebakan umum. Evaluasi pengeluaran Anda:

• Potong biaya tidak penting: Langganan streaming, makan di restoran, atau gadget mahal.
• Investasikan surplus: Alihkan dana ke aset produktif seperti mesin produksi atau pelatihan karyawan.
• Hitung lagi anggaran: Gunakan aplikasi untuk memantau pengeluaran harian. Matasigma dapat membantu memudahkan pengawasan dan pengendalian anggaran dengan menyediakan sistem kecerdasan buatan yang bisa diajak ngobrol layaknya konsultan yang siap membantu anda 24 jam.

Di tengah inflasi, hidup hemat bukanlah kemunduran, tapi strategi bertahan.

8. Persiapan Pajak yang Matang

Tidak sedikit pengusaha yang shock saat harus bayar pajak tahunan. Hindari hal ini dengan:

• Menyisihkan 25–30% pendapatan untuk pajak, bisa buat akun tabungan tersendiri atau lakukan deposit pajak sesuai dengan ketentuan pemerintah.
• Konsultasi dengan akuntan: Pastikan laporan keuangan sesuai regulasi.

Di Indonesia, pajak bisa dipotong di sumber (PPH 22) atau dibayarkan langsung. Pelajari aturan sesuai jenis usaha Anda.

Penutup: Waktu untuk Bertindak Adalah Sekarang

Krisis tidak pernah memberi peringatan. Saat ini, luangkan waktu untuk mengevaluasi delapan parameter di atas. Apakah bisnis Anda rentan? Mulailah memperbaiki kelemahan, meski hanya satu langkah kecil.

Contoh tindakan konkret:

• Hari ini: Buat daftar tugas yang bisa didelegasikan ke tim.
• Minggu depan: Mulai sisihkan 10% pendapatan ke rekening darurat.
• Bulan depan: Hubungi akuntan untuk merencanakan pajak tahunan.

Ingat, kesuksesan sejati adalah ketika bisnis Anda bisa bertahan tanpa Anda, bahkan saat dunia berubah. Jangan biarkan kesehatan, keluarga, atau krisis ekonomi menghancurkan apa yang telah Anda bangun.

Apa langkah pertama yang akan Anda ambil hari ini?