Management 101: Apa yang Salah dengan Cara Banyak Pengusaha Indonesia Mengelola Bisnisnya?

Dalam dunia bisnis, kita sering menemukan bahwa banyak pengusaha lebih bersemangat untuk memulai sesuatu daripada mengelolanya. Hal ini sangat umum, terutama bagi para founder yang lebih tertarik pada ide-ide kreatif daripada proses manajemen sehari-hari. Dalam pengalaman kami di Matasigma, saat membantu berbagai perusahaan dalam mengembangkan sistem manajemen yang efektif, kami melihat pola yang sama berulang kali: banyak pengusaha sangat antusias untuk memulai usaha, tetapi jarang ada yang benar-benar menikmati atau memahami pentingnya manajemen.

Manajemen sering kali dianggap sebagai tugas yang membosankan dan tidak "menarik". Tidak ada momen heroik atau pencapaian spektakuler yang bisa dipamerkan di media sosial. Namun, inilah kenyataannya: jika Anda tidak menguasai seni manajemen, Anda akan selalu terjebak dalam reaksi saja, bukan pemimpin yang proaktif.

Apa Sebenarnya Makna Manajemen?

Banyak orang salah paham tentang apa itu manajemen. Mereka menganggap manajemen hanya soal birokrasi, sistem yang rumit, rapat tanpa akhir, atau spreadsheet yang membuat pusing. Padahal, manajemen adalah tentang pengambilan keputusan. Ini adalah kemampuan untuk mengetahui apa yang penting, siapa yang bertanggung jawab, dan bagaimana melacak perkembangan.

Peter Drucker, salah satu tokoh besar dalam dunia manajemen, memberikan definisi sederhana namun kuat: "Manajemen adalah melakukan hal-hal dengan benar; kepemimpinan adalah melakukan hal-hal yang benar." Dengan kata lain, manajemen adalah alat untuk memastikan bahwa setiap elemen dalam organisasi bekerja secara efisien dan efektif. Tanpa manajemen yang baik, tim Anda tidak akan dapat mencapai potensi maksimal mereka.

Untuk mencapai hal ini, Anda membutuhkan tiga hal utama:

1. Prioritas yang jelas: Apa yang harus didahulukan?
2. Angka yang dapat dipercaya: Bagaimana cara melacak kemajuan?
3. Ritual yang mendukung performa: Apa praktik rutin yang memastikan kesinambungan?

Formula Manajemen yang Efektif

Berikut adalah formula manajemen yang telah terbukti efektif dalam berbagai kasus manajemen, termasuk dalam studi kasus Coworking Smart:

1. Data Memberikan Kebenaran

Jika Anda tidak melihat data penting secara rutin, maka Anda hanya menebak-nebak. Pertanyaan yang harus Anda ajukan adalah:

• Apa tiga indikator utama yang paling relevan bagi bisnis Anda?
• Apakah data ini mudah diakses oleh tim?
• Apakah Anda meninjau data ini secara berkala?

Sebagai contoh, di Coworking Smart, sebuah perusahaan coworking space di Brasil, mereka menggunakan tiga indikator utama:

• Pendapatan per unit (revenue per unit)
• Biaya akuisisi pelanggan (cost per acquisition)
• Tingkat kepuasan pelanggan (melalui NPS)

Data ini menciptakan keselarasan dalam tim. Mereka menghilangkan opini subjektif dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat serta tepat. Menurut sebuah laporan dari McKinsey, tim yang memiliki kejelasan dalam indikator performa mereka 3,5 kali lebih mungkin mengalahkan pesaing mereka. Studi lain dari Gartner menunjukkan bahwa perusahaan yang menyelaraskan indikator tim dengan tujuan strategis melihat peningkatan signifikan dalam keterlibatan karyawan dan hasil keseluruhan.

2. Tim Menentukan Kesuksesan

Prinsip kedua ini sangat penting: indikator adalah hasil, sedangkan tim adalah faktor penentu. Anda tidak dapat memisahkan budaya dari performa. Jika tim Anda tidak merasa aman, fokus, dan dilengkapi dengan baik, mereka tidak akan memberikan hasil yang optimal.

Oleh karena itu, di Coworking Smart, mereka menerapkan beberapa praktik:

• Rapat individu mingguan (1:1 Meeting)
• Siklus umpan balik reguler
• Dasbor visual yang menampilkan kemajuan tim (lebih ke arah kinerja individual) dan bisnis (lebih ke arah operasional dan keuangan)

Ini menciptakan rasa tanggung jawab dan kepemilikan di antara anggota tim. Seperti yang dijelaskan Simon Sinek dalam bukunya Leaders Eat Last, orang bekerja keras bukan karena mereka dibayar, tetapi karena mereka merasa dilihat dan didukung.

Budaya adalah mesin tersembunyi dari performa. Dan manajemen adalah cara Anda membangun mesin itu.

3. Ritme Mengalahkan Kecepatan

Kecepatan saja tidak cukup untuk berkembang. Ritme yang konsistenlah yang membuat skala. Oleh karena itu, manajemen memerlukan ritme tertentu. Di Coworking Smart, mereka mengikuti siklus mingguan sederhana:

• Senin: Sinkronisasi tim dengan indikator utama
• Rabu: Hari kerja mendalam tanpa rapat
• Jumat: Refleksi singkat tentang apa yang berhasil dan apa yang perlu diperbaiki

Ritme ini membantu mereka menghindari keadaan darurat dan tetap fokus pada hal-hal yang penting. Seperti yang ditulis James Clear dalam Atomic Habits, "Anda tidak naik ke level tujuan Anda. Anda jatuh ke level sistem Anda."

Contoh Kasus: Coworking Smart – Dari Kekacauan Menuju Kontrol

Coworking Smart adalah sebuah perusahaan coworking space yang awalnya hanya beroperasi di satu lokasi di Brasil. Pada tahap awal, mereka menjalankan bisnis hanya dengan semangat dan insting. Ini berhasil sampai titik tertentu—hingga mereka mulai membuka beberapa cabang. Saat itulah kekacauan mulai muncul. Proses yang kurang terorganisir membuat produktivitas turun, turnover tim meningkat, dan pengambilan keputusan menjadi lambat.

Melihat situasi ini, mereka menyadari bahwa mereka membutuhkan sistem manajemen yang lebih baik. Setelah menerapkan rumus manajemen sederhana seperti yang telah dijelaskan di atas, hasilnya langsung terlihat:

• Produktivitas meningkat sebesar 35%
• Turnover tim berkurang setengahnya
• Pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan percaya diri

Hari ini, mereka mengoperasikan delapan unit di berbagai kota di Brasil, termasuk Brasília, São Paulo, Belo Horizonte, dan Rio de Janeiro. Mereka melayani ribuan pengusaha melalui model yang hemat biaya dan sangat otomatis, yang tidak mungkin dilakukan tanpa disiplin operasional.

Kesimpulan dan Tindak Lanjut

Kewirausahaan pasti selalu memiliki ketidakpastian. Itu adalah bagian dari permainan. Namun, manajemen adalah cara Anda menciptakan stabilitas di tengah ketidakpastian tersebut. Peter Drucker pernah berkata, "Rencana hanya merupakan niat baik kecuali segera berubah menjadi pekerjaan yang dilaksanakan." Inilah esensi dari manajemen: kerja keras yang mengubah niat menjadi sesuatu yang terstruktur.

Jika Anda merasa kewalahan, tidak jelas arahnya, atau stuck, mungkin masalahnya bukan ide Anda, tetapi cara Anda mengelolanya. Perbaiki manajemen Anda, dan segala sesuatunya akan menjadi lebih mudah.

Bagaimana langkah konkret yang bisa Anda ambil?

1. Mulailah dengan dasar-dasar:
   • Buat papan KPI bersama menggunakan alat sederhana seperti Trello, Notion, atau Google Sheets.
   • Lakukan tinjauan mingguan dengan tim Anda.
   • Tinjau lembaga-lembaga utama bisnis Anda setiap bulan.
2. Jadikan manajemen sebagai prioritas. Ingatlah bahwa manajemen yang baik bukan hanya tentang pertumbuhan, tetapi juga tentang keberlanjutan.
3. Terus belajar dan berkembang. Buku-buku seperti The Essential Drucker atau Drive oleh Daniel Pink dapat memberikan wawasan lebih dalam tentang motivasi dan manajemen.

Terkadang, kesuksesan datang dari hal-hal yang tampak sederhana. Tetapi kesederhanaan itu, jika dilakukan dengan konsisten, dapat menciptakan dampak yang luar biasa. Jadi, mulailah hari ini!

Semoga artikel ini membantu Anda memahami pentingnya manajemen dalam dunia bisnis dan memberikan inspirasi untuk memperbaiki sistem manajemen di perusahaan Anda.