Manfaat Memisahkan Divisi IT dan Pengelolaan Informasi di Organisasi Modern

Di tengah era digital yang semakin pesat, banyak perusahaan mulai menyadari pentingnya pengelolaan teknologi informasi (TI) dan data secara lebih spesifik. Sayangnya, masih banyak pemimpin bisnis yang menganggap bahwa IT Department dan Information Department adalah satu hal yang sama. Padahal, perbedaan utama IT department dan information department sangat signifikan, terutama dalam kontribusinya terhadap strategi bisnis.

Masalah muncul ketika perusahaan tumbuh dari skala kecil hingga menengah atau bahkan menjadi korporasi besar. Tanpa struktur organisasi yang tepat, fungsi TI dan pengelolaan data bisa saling bertabrakan, menyebabkan inefisiensi, keterlambatan pengambilan keputusan, dan hilangnya potensi pertumbuhan berbasis data.

Artikel ini akan membantu Anda memahami fungsi strategis IT department vs information systems, serta menjawab pertanyaan penting: Kapan perusahaan butuh information department terpisah? Kami juga akan memberikan rekomendasi praktis untuk membantu Anda membuat keputusan yang tepat.

Latar Belakang: Tren Digitalisasi dan Kebutuhan Struktur Organisasi yang Lebih Spesifik

Menurut laporan IDC tahun 2023, dunia menghasilkan sekitar 64,2 zettabytes data setiap tahunnya, dan angka ini diperkirakan akan terus meningkat. Di Indonesia sendiri, survei APJII menunjukkan bahwa penetrasi internet mencapai 75% dari total populasi, dengan sektor UMKM yang mulai masif beralih ke digital.

Dengan volume data yang terus meningkat, perusahaan tidak bisa lagi bergantung hanya pada tim IT untuk mengelola seluruh aspek teknologi dan informasi. Inilah saatnya untuk mempertimbangkan adanya pemisahan antara IT department dan information department.

Namun, apa sebenarnya perbedaannya? Dan bagaimana dampaknya terhadap operasional dan pertumbuhan bisnis?

Pembahasan Utama: Memahami Fungsi dan Peran Masing-Masing Departemen

1. Definisi dan Fungsi Strategis IT Department vs Information Systems

IT Department (Information Technology Department)
Secara umum, IT Department fokus pada infrastruktur teknologi perusahaan — seperti jaringan, server, sistem operasi, aplikasi internal, dan keamanan siber. Tujuan utamanya adalah menjaga agar sistem teknologi tetap stabil, aman, dan berjalan lancar.

Contoh tugas harian:

• Mengelola server dan jaringan
• Menyediakan dukungan teknis kepada karyawan
• Melakukan maintenance dan upgrade sistem

Information Department / Data & Information Management Unit
Sementara itu, Information Department lebih fokus pada pengelolaan data sebagai aset strategis perusahaan. Tim ini bertugas mengumpulkan, menganalisis, dan mengubah data menjadi insight yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Contoh tugas harian:

• Analisis data penjualan dan pelanggan
• Pengelolaan database perusahaan
• Penyediaan dashboard dan laporan manajerial

Perbedaan utama IT department dan information department terletak pada orientasi kerja: satu fokus pada teknologi sebagai alat, satunya lagi pada data sebagai nilai tambah strategis bagi perencanaan serta pengambilan keputusan.

2. Peran di Berbagai Skala Usaha: Dari UKM Sampai Korporasi

Usaha Kecil (UKM):
Di tingkat UKM, biasanya hanya ada satu tim atau bahkan satu orang yang menangani semua aspek teknologi dan data. Hal ini wajar karena keterbatasan sumber daya. Namun, jika bisnis mulai berkembang, maka mulailah muncul kebutuhan akan spesialisasi.

Usaha Menengah:
Ketika perusahaan memiliki lebih dari 10 karyawan atau mulai mengumpulkan data dari berbagai sumber (penjualan, pemasaran, logistik), maka efisiensi mulai terganggu jika hanya mengandalkan tim IT. Di sinilah mengapa perusahaan butuh information department terpisah — untuk mengoptimalkan penggunaan data dalam proses bisnis.

Korporasi Besar:
Di level korporasi, pemisahan ini bukan hanya penting, tapi esensial. Banyak perusahaan multinasional sudah memiliki Chief Information Officer (CIO) dan Chief Data Officer (CDO) yang bekerja secara paralel namun sinergis. Tanpa pemisahan ini, risiko duplikasi pekerjaan, inkonsistensi data, dan lambatnya pengambilan keputusan akan meningkat.

3. Kapan Perusahaan Harus Memisahkan Kedua Fungsi Ini?

Berikut beberapa indikator bahwa perusahaan Anda perlu memisahkan IT dan Information Department:

• Volume data yang diolah meningkat drastis
• Laporan bisnis sering tidak akurat atau tidak real-time
• Tim IT terlalu sibuk dengan maintenance sehingga tidak punya waktu untuk analisis data
• Ada permintaan berulang dari manajemen untuk mendapatkan insight dari data
• Rencana ekspansi atau transformasi digital sedang berjalan

Jika salah satu atau lebih dari poin-poin tersebut terjadi di perusahaan Anda, maka inilah saatnya untuk mempertimbangkan pembentukan unit pengelola informasi atau data yang terpisah dari tim IT.

Solusi atau Rekomendasi: Langkah-Langkah Praktis untuk Memisahkan Fungsi IT dan Informasi

Berikut adalah langkah-langkah konkret yang bisa Anda ambil:

1. Evaluasi Kebutuhan Internal
   Lakukan audit internal untuk melihat apakah volume data dan kompleksitas sistem sudah melebihi kapasitas tim IT saat ini.
2. Buat Roadmap Transformasi Organisasi
   Tentukan tujuan pemisahan, siapa yang akan dipindahkan ke departemen baru, dan bagaimana struktur pelaporannya.
3. Rekrut atau Latih SDM Baru
   Jika belum ada tenaga ahli di bidang data, pertimbangkan untuk merekrut analis data, data engineer, atau business intelligence specialist.
4. Investasi Teknologi Pendukung
   Gunakan tools seperti Power BI, Tableau, atau platform data warehouse untuk memudahkan pengelolaan dan visualisasi data.
5. Pastikan Kolaborasi Tetap Terjaga
   Meskipun terpisah, IT dan Information Department harus tetap bekerja sama erat. Buatlah SOP komunikasi dan koordinasi yang jelas.

Kesimpulan: Manfaat Memisahkan IT dan Data Management di Organisasi

Memahami dampak information department pada pertumbuhan bisnis adalah langkah awal menuju transformasi digital yang sukses. Dengan memisahkan IT Department dan Information Department, perusahaan bisa:

• Meningkatkan efisiensi operasional
• Mempercepat proses pengambilan keputusan
• Meningkatkan kualitas dan akurasi data
• Mendukung strategi berbasis data yang lebih baik

Selain itu, manfaat memisahkan IT dan data management di organisasi tidak hanya terasa bagi perusahaan besar, tetapi juga bagi usaha menengah yang ingin bersaing di pasar yang semakin kompetitif.

Bagaimana Matasigma Dapat Membantu

Apakah tim internal Anda belum memiliki kapasitas penuh untuk mengelola data secara strategis? Jangan biarkan keterbatasan sumber daya menghambat potensi pertumbuhan bisnis Anda.

MataSigma hadir sebagai solusi outsourcing terpercaya untuk mengelola seluruh kebutuhan Information Department Anda. Dengan dukungan teknologi terkini dalam pengelolaan data, kecerdasan buatan (AI), dan otomatisasi proses bisnis, kami membantu perusahaan seperti Anda membangun fondasi informasi yang akurat, real-time, dan berorientasi pada pertumbuhan.

Dengan menggunakan layanan MataSigma, Anda bisa:

• Mengakses tim ahli tanpa harus merekrut internal
• Mendapatkan sistem analisis data yang terintegrasi dan mudah diakses
• Meningkatkan efisiensi operasional melalui otomatisasi cerdas
• Memastikan data menjadi aset strategis yang memberi nilai nyata

Atau jika Anda ingin tetap mendapatkan insight terbaru tentang pentingnya data dalam strategi bisnis, jangan lupa untuk berlangganan newsletter kami di bawah ini.

Terima kasih telah membaca — semoga artikel ini membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat dalam membangun organisasi yang siap menghadapi era digital.